Senior Personal Assistant

Ищем высокоорганизованного, проактивного и самостоятельного персонального ассистента для управления личными и административными задачами семьи. В данный момент руководитель находится в Ташкенте, с последующим переездом в ОАЭ. Это позиция для специалиста, который не просто выполняет поручения, а выстраивает систему, управляет процессами и отвечает за результат.

Ключевые зоны ответственности

1. Управление календарём и расписанием

• Ведение единого календаря личных и деловых событий.
• Планирование встреч, мероприятий, поездок и личных дел с учётом приоритетов.
• Организация логистики, трансферов и сопровождения расписания.
• Заблаговременное выявление конфликтов, переносов и изменений.
• Подготовка ежедневного плана и контроль исполнения.

1. Lifestyle Management

• Координация водителей, тренеров, массажистов, врачей, домашнего персонала и других специалистов.
• Организация медицинских записей, тренировок, персонального ухода и бытовых процессов.
• Контроль заказов, покупок, доставок, возвратов и бытовых услуг.
• Организация подарков, цветов, мероприятий и персональных запросов.
• Обеспечение готовности всего необходимого к запланированным событиям.

1. Travel Management

• Полная организация поездок: авиабилеты, отели, трансферы, маршруты и бронирования.
• Подбор 2–3 оптимальных вариантов по стоимости, качеству и удобству.
• Контроль виз, документов, сроков и изменений в расписании.
• Оперативное решение непредвиденных ситуаций во время поездок.

1. Административное и финансовое сопровождение

• Контроль личных платежей, подписок, счетов и регулярных обязательств.
• Ведение реестров документов, договоров и сроков их действия.
• Организация продления документов и взаимодействие со специалистами.
• Контроль расходов, подтверждающих документов и отчётности.
• Обеспечение прозрачности и порядка в административных процессах.

1. Подрядчики и личные проекты

• Постановка задач и контроль сроков исполнения подрядчиками.
• Организация проектов по обслуживанию недвижимости, ремонту, закупкам и переездам.
• Подбор исполнителей, сравнение предложений и согласование бюджетов.
• Контроль качества работ и самостоятельное решение текущих вопросов в пределах полномочий.

1. Family Office Coordination

• Координация семейных мероприятий, поездок и персональных запросов.
• Организация семейной логистики и домашних процессов.
• Взаимодействие с домашним персоналом и обслуживающими организациями.
• Контроль семейных административных вопросов, расходов и документации.
• Расширение зоны ответственности предполагается после успешного первоначального этапа.

Профессиональный профиль кандидата

• От 3 лет опыта в роли Senior Personal Assistant, Executive Assistant, Private PA или Family Office Assistant.
• Опыт работы с предпринимателями, собственниками бизнеса, HNWI/UHNWI-клиентами или первыми лицами компаний будет преимуществом.
• Опыт организации сложной логистики, поездок, работы с подрядчиками и персоналом.
• Уверенное владение цифровыми инструментами планирования, контроля задач и документооборота.
• Английский язык на уровне, достаточном для самостоятельного взаимодействия с международными подрядчиками и сервисами.

Ключевые компетенции и личные качества

• Интеллект и скорость мышления. Быстро анализирует информацию, видит взаимосвязи и находит решения нестандартных задач.
• Проактивность. Действует на опережение и предотвращает проблемы до их возникновения.
• Самостоятельность и ответственность. Доводит задачи до результата без напоминаний и постоянного контроля.
• Системность и организованность. Одновременно управляет большим количеством разноплановых задач, ничего не теряя из виду.
• Project management. Планирует, делегирует, координирует исполнителей и контролирует сроки и качество.
• Критическое мышление. Не просто сообщает о проблеме, а предлагает варианты её решения.
• Эмоциональный интеллект. Сохраняет тактичность, дипломатичность и профессиональную дистанцию.
• Стрессоустойчивость. Спокойно и эффективно работает при изменении планов и высокой нагрузке.
• Конфиденциальность. Строго соблюдает профессиональную этику, приватность и личные границы.
• Сервисный подход. Внимателен к деталям, пунктуален и поддерживает высокие стандарты качества.

Принципы работы

• Решения вместо проблем. Предлагать 2–3 продуманных варианта с рекомендацией оптимального.
• Опережение. Планировать заранее, а не реагировать постфактум.
• Ответственность за результат. Завершать поручения, а не только передавать их исполнителям.
• Системность. Фиксировать стандарты, договорённости, предпочтения и повторяющиеся процессы.
• Защита времени руководителя. Решать вопросы самостоятельно в пределах согласованных полномочий.
• Единое окно коммуникации. Координировать подрядчиков и персонал без лишнего вовлечения руководителя.

Ожидаемые результаты за первые 90 дней

• Сформирована единая система управления календарём, задачами и поручениями.
• Регулярные процессы систематизированы; у задач есть ответственные и контрольные сроки.
• Выстроено взаимодействие с персоналом и подрядчиками.
• Ключевые организационные вопросы решаются проактивно и самостоятельно.
• Руководителю не приходится повторно напоминать о принятых поручениях.
• Соблюдаются согласованные сроки, стандарты качества и конфиденциальности.
• Внедрена понятная система краткой отчётности и контроля.

Главный показатель эффективности: руководитель не занимается операционными вопросами и не тратит время на контроль повседневных процессов. Всё необходимое организовано и готово вовремя.

Условия

• Работа непосредственно с частным лицом в структуре Family Office.
• Высокий уровень самостоятельности, доверия и ответственности.
• Разноплановые задачи и возможность выстраивать процессы.
• Формат работы и вознаграждение обсуждаются индивидуально с финальным кандидатом.

Мы ищем человека, которому можно доверить не только задачи, но и ответственность за их безупречное выполнение.