Office Manager H/F

Ma-domiciliation.fr est la LegalTech spécialisée dans la domiciliation d'entreprises 100 % en ligne. Basée sur les Champs-Élysées, nous avons accompagné plus de 50 000 entrepreneurs dans leurs démarches administratives et juridiques : domiciliation, création, modification et cessation de société, et services associés. Une société rentable , en croissance de +70 % sur 12 mois , fondée par deux serial entrepreneurs. Nous abordons aujourd'hui une phase de structuration et cherchons un(e) Office Manager confirmé(e) , prêt(e) à piloter au quotidien l'ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH. Votre rôle : Vous êtes le socle opérationnel de l'entreprise : grâce à vous, tout tourne, rien ne se perd, et l'équipe avance vite et sereinement. Vous travaillez en lien direct avec les cofondateurs. Vos missions : People & RH ● Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats ● Réponse aux demandes RH du quotidien ● Organisation des onboardings Juridique & conformité ● Garantir la conformité de l'entreprise au regard des obligations propres aux sociétés de domiciliation : obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux, vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF, suivi des obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme), assurances des locaux ● Rédaction et relecture de contrats ● Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives) ● Échanges avec les administrations (greffe du tribunal de commerce, préfecture de police, SIE…) ● Négociation et relecture des baux commerciaux ● Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, DREETS, SIE…), sur place ou à distance ● Participation et suivi des assemblées générales de copropriété ● Gestion des formalités légales et administratives Office & Operations ● Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures) ● Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant ● Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs…) ● Recherche de nouveaux locaux Finance & Admin ● Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels) ● Préparation des virements ● Suivi des factures et relation avec le cabinet comptable (Pennylane) ● Aide à la clôture comptable ● Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap) ● Préparation des paies (Payfit) Transverse & amélioration continue ● Audit, suivi qualité et coordination des office managers ● Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs ● Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques ● Proposition et mise en place d'améliorations de process ● Contribution aux documents liés à nos levées de fonds Votre profil : ● Expérience : 2 à 5 ans comme Office Manager en startup ● Recrutement : vous avez déjà mené des missions de recrutement ● Croissance : idéalement, vous avez accompagné une structure passée d'une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs ● Savoir-être : organisé(e), rigoureux(se), fiable, très autonome, avec un vrai sens des responsabilités ● Outils : à l'aise avec Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, la suite Google et les outils IA ● Rythme : vous aimez les environnements dynamiques et savez jongler avec des priorités multiples Conditions : ● Contrat : CDI, temps plein ● Localisation : Paris 8e, Champs-Élysées ● Rémunération : selon profil et expérience ● Prise de poste : dès que possible