Finance, HR & Admin Allrounder (f/m/x) – Karenzvertretung

Wir suchen ab Dezember 2026 eine Karenzvertretung für unser Finance-, HR- und Admin-Team – befristet bis Juli 2028. Als Allrounder:in arbeitest du direkt mit unserer Deputy CFO zusammen, die in dieser Zeit die Abteilung und den Finanzbereich leitet.

Deine Aufgaben

Finanzen & Controlling

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Erstellung und Bearbeitung von Projektabrechnungen

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Erstellung von Auftrags- und Stornobestätigungen

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Vorbereitung von Zahlungsläufen und Bankabstimmungen

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Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen für die Steuerberatung und erste Ansprechperson für Rückfragen

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Mitarbeit bei Monatsabschluss und Jahresabschluss

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Pflege der Finanzplanung; Unterstützung bei Forecasts, KPI-Tracking und Reporting

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Zusammenarbeit mit Banken, Steuerberatung und Rechtsanwält:innen

Personal

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Unterstützung bei der monatlichen Lohnverrechnung

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Unterstützung bei On- und Offboarding inkl. Verträgen, An- und Abmeldungen und Account-Management

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Unterstützung im Recruiting: Stelleninserate, Bewerber:innen-Koordination, Terminplanung

Administration

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Vertrags- und Dokumentenmanagement, Ablage und Archivierung

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Mitarbeit am Qualitäts- und Informationssicherheits-Managementsystem für Finanz-, HR- und Admin-Prozesse

Das bringst du mit

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Kaufmännische Ausbildung (HAK, BWL-Studium oder vergleichbar)

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Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Controlling oder Finanzadministration

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Solides Verständnis von Buchhaltung, Fakturierung und Mahnwesen sowie Grundkenntnisse im österreichischen Steuer- und Arbeitsrecht

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Sehr gute Excel-Kenntnisse; Erfahrung mit Buchhaltungs- und Planungstools

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Selbständige, verlässliche und genaue Arbeitsweise – du arbeitest dich schnell in bestehende Prozesse ein

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Organisationstalent und eine proaktive Hands-on-Mentalität, auch bei vielen parallelen Themen

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Diskretion im Umgang mit vertraulichen Finanz- und Personaldaten

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Kommunikationsstärke im Austausch mit Team, Geschäftsführung und externen Partnern

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Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1)

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Verfügbarkeit ab Dezember 2026 für die gesamte Vertretungsdauer bis Juli 2028

Ein Plus: Erfahrung in einem Tech-Unternehmen oder kleinen internationalen Team, mit Fördermanagement oder ISO-basierten Managementsystemen.

Wir bieten

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Vollzeitposition mit 38,5 Std./Woche (Teilzeit ab 30 Std. möglich), befristet von Dezember 2026 bis Juli 2028

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Abwechslungsreiche Allrounder-Rolle mit echter Verantwortung in Finanzen, Personal und Administration

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Zentraler Bürostandort in Wien mit sehr guter öffentlicher Verkehrsanbindung

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Flexible Arbeitszeiten mit bis zu 4 Tagen Homeoffice/Wochen

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Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und Rücksicht auf Familie und persönliche Bedürfnisse

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Laptop, Jahreskarte, Firmenhandy und Internetanschluss inkl. privater Nutzung

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Kollegiales Umfeld in einem internationalen, kleinen Team (ca. 25 Personen)

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Regelmäßige Afterworks und Events – alles von der Firma bezahlt

Konditionen

Die Anstellung erfolgt nach dem IT-Kollektivvertrag, Einstufung ST1. Das monatliche Bruttogehalt beträgt mindestens 3.500€ (Vollzeit, 38,5 Std.). Das Gehalt sowie eine mögliche Überzahlung richten sich nach Qualifikation und Berufserfahrung.

Startdatum: 01.12.2026 · Befristung bis 31.07.2028

Bewirb dich – wir freuen uns, dich kennenzulernen!