Directie assistent(e)

Wie zijn wij?

Bij Vitaz werken we samen met meer dan 3000 collega’s elk gedreven in hun vak. Niet alleen onze artsen zijn specialisten. Samen vormen we het netwerk voor de beste zorg in de regio! Zin om hier deel van uit te maken?

Werken bij Vitaz is kiezen voor een inspirerende werkplek waar jij je talenten kan inzetten én verder ontplooien! Als grootste werkgever van het Waasland streven we naar een goede work-life balance . Samen zijn wij sterk in zorg!

Functiebeschrijving

Als collega van het directiesecretariaat maak je deel uit van het algemeen departement. Samen met je collega ben je de administratieve rechterhand van de gedelegeerd bestuurder.

Daarnaast ondersteun je zelfstandig en rechtstreeks de CIO, en in geval van nood neem je ook taken over voor het secretariaat van de algemeen directeur. Je werkt nauw samen met je collega-directieassistenten en zorgt mee voor een vlotte, goed georganiseerde directiewerking.

Je bent onder meer verantwoordelijk voor de volgende taken:

• Ondersteuning van de gedelegeerd bestuurder en de algemene directie
• Opstellen en bewerken van zakelijke correspondentie, rapporten en presentaties.
• Efficiënt beheren van complexe agenda’s voor meerdere directieleden.
• Zorgvuldig plannen, organiseren en coördineren van interne en externe vergaderingen, inclusief het voorbereiden van relevante vergadermaterialen (agenda, stukken, …).
• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie, inclusief het beantwoorden van telefoongesprekken en het beheren van e-mails en verzekeren dat informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt.
• Vlot onderhouden van contacten met collega’s van andere ziekenhuizen, overheden en interne en externe stakeholders (bestuurders, andere directieleden, artsen, leidinggevenden, …).
• Beheren van ad-hoc dossiers t.a.v. overheden, andere ziekenhuizen, ….
• Beheren van de handtekenbevoegdheden van de directieleden.
• Ondersteuning van de CIO
• Beheren van de agenda van de CIO en voorbereiden van overlegmomenten door de nodige info en documenten te verzamelen.
• Organiseren van stuurgroepen en ICT-overlegmomenten.
• Aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders van het ICT-departement.
• Opstellen van correspondentie voor het ICT-departement.
• Samen met je collega-directieassistenten draag je bij aan de verdere optimalisatie van het directiesecretariaat. Je denkt mee over efficiënte werkprocessen en zet verbeteringen mee in de praktijk om. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
• Het beheer van de officiële briefwisseling, ondersteund door methodes en tools voor contractmanagement.
• Het beheer van de contact- en adresgegevens van het ziekenhuis.
• Het proces rond de organisatie van vergaderingen: van zaalreservatie en capaciteit tot catering en faciliteiten.

Voor de overige taakinhouden verwijzen we naar de functieomschrijving 'directie-assistent(e)', terug te vinden op NIKOdoc of verkrijgbaar bij de dienst P&O.

Wie zoeken we?

• Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur in een administratieve richting (management, secretariaat, ...) en je kan bij voorkeur minimum 3 jaar ervaring in een vergelijkbare secretariaatsfunctie voorleggen.
• Je kan vlot werken met de verschillende toepassingen van MS Office,staat open voor nieuwe digitale tools en beschikt over sterke administratieve vaardigheden.
• Je gaat heel discreet om met vertrouwelijke informatie en werkt nauwkeurig, kostenbewust, klantgericht en resultaatgericht.
• Je beschikt over een vlotte, taalkundig correcte pen en professionele communicatievaardigheden (mondeling en schriftelijk). Je praat idealiter ook een mondje Frans en Engels.
• Je hebt het vermogen om zelfstandig nauwkeurig te werken, prioriteiten te stellen en deadlines te halen
• Je hebt een proactieve en flexibele houding met het vermogen om te gedijen in een snel veranderende omgeving.
• Voor jou staan kwaliteit, enthousiasme en vriendelijkheid voorop.
• Je toont flexibiliteit en toewijding in het streven naar excellente werkprocessen.

Wat bieden wij jou?

• Een vast contract in dagregime met een jobtime van 100%. Je maakt ook deel uit van het permanentiesysteem: alternerend met alle directiesecretariaat collega's voorzie je af en toe een permanentie tot 18u.
• Een fijn team van enthousiaste collega's die jou met open armen ontvangen.
• Opleidingskansen om je talenten aan te scherpen en hierdoor professioneel en persoonlijk te groeien. Naast on-the-job-opleiding krijg je de mogelijkheid om zowel interne als externe opleidingen te volgen.
• Een evenwichtig loonpakket met tal van extra’s: maaltijdcheques, bijkomende vakantiedagen, fietsvergoeding, fietslease, gratis treinabonnement, eindejaarspremie, …
• Als medewerker van Vitaz geniet je van diverse kortingen en unieke voordelen bij handelszaken.
• Thuiswerk behoort na de inwerkperiode tot de mogelijkheden mits bepaalde voorwaarden.

De verloning is volgens looncategorie 14 (IF.IC barema) van PC 330. We houden rekening met jouw opgebouwde ervaring.

Statutaire medewerkers van AZ Waasland en AZ Lokeren AV komen eveneens in aanmerking, met behoud van zowel hun statuut als de statutaire loonschaal.

Contact

Helemaal klaar voor een nieuwe uitdaging ? Solliciteer dan snel online en ervaar zelf wat Vitaz jou te bieden heeft!

Voor bijkomende informatie over de functie en/of selectieprocedure kan je terecht bij Brigitte Vercauteren :